Assistant logistique
La division communication et marketing de Proparco recherche un/une assistant(e) logistique pour venir en appui aux équipes de communication sur les aspects de logistique événementiel et diffusion d’information, l’assistant(e) aura pour mission principale l’appui logistique (préparation, suivi, coordination, stockage, expédition et réception) et de saisie de données dans le cadre de l’organisation d’événements internes ou externes organisés par CMP .
La personne devra également assurer le bon fonctionnement technique des évènements (fonctionnement des matériels son – vidéo – ordinateur - lumière à prévoir – hybridation).
Missions :
Les activités attendues dans le cadre de cette mission sont les suivantes
Pour le suivi logistique des évènements
Avant un événement
- Etat des lieux
- Aménagement et rangement des salles utilisées lors d’évènements
- Vérifier le fonctionnement des logiciels de visioconférence
- S’assurer que micro – vidéo – ordinateur sont en état de marche
- Préparation et installation du matériel nécessaire pour le bon déroulement (kakémonos, cartons de brochures, mallettes etc)
- Réceptionner et contrôler la conformité des commandes ou du matériel retour
- Assurer une formation rapide des salariés en cas de besoin sur ces différents aspects
Pendant un événement
- Etre joignable en cas de problème technique
Après un événement
- Faire un état des lieux des salles utilisées
- Veiller à la bonne remise en état de la salle
Pour le suivi logistique de la documentation commerciale (réception et rangement)
- Réceptionner et ranger dans l’espace documentation le matériel reçu par CMP en respectant la procédure de rangement
- Mettre à jour le tableau Excel de l’inventaire de l’espace Documentation
Pour l’envoi ou la mise à disposition des publications ou du matériel de communication
- Préparer les cartons, enveloppes suivant les indications
- Renseigner les bordereaux
- Acheminement à l’accueil
- Distribution des revues dans les bureaux et salles de réunion
Autres missions :
- Passer les commandes nécessaires aux besoins de l’activité (commande de coursier, produits, matériel supplémentaire, etc)
- Mettre les outils de communication à disposition des agents à Proparco dans les salles de réunion et points café
Profil :
Compétences requises
- Expérience en logistique
- Sens de l’organisation et réactivité
- Savoir lire et comprendre une procédure de travail
- Maitriser le pack office (Word et Excel) pour renseigner et mettre à jour une base de données
Qualités requises
- Réactivité
- Ponctualité
- Esprit d’initiative
- Savoir gérer le stress
- Bon relationnel
Points d'attention :
Ce poste a une composante manutention importante
Il requiert aussi :
- De réaliser des mouvements répétitifs
- De porter des charges lourdes
- Déplacements importants au sein des locaux