Chargé(e)s des opérations

La mission principale des Chargé(e)s des opérations est d’aider la direction et le personnel du Département ECGF à : i) coordonner la mise en œuvre du programme de travail annuel et des missions connexes ; ii) préparer le budget administratif et contrôler son exécution ; iii) suivre la performance du portefeuille et les indicateurs clés de performance ; iv) soutenir les chefs de projet dans la gestion des informations et la saisie des données, ainsi que dans le calcul des coûts et l’analyse financière des projets d’appui institutionnel ; et v) piloter la mise en place et la maintenance de tous les systèmes de gestion de l’information et des bases de données (par exemple SAP) pour une gestion efficace et axée sur les résultats des projets et programmes ECGF.

Missions :

Sous la supervision et l’autorité des Chefs de division du Département ECGF, les Chargé(e)s des opérations assument les responsabilités suivantes :

Programme de travail et suivi:

• Recueillir les données relatives aux projets, programmes et études, auprès des chefs de projet, pour les projets achevés, en cours et inscrits dans la réserve, pour l’administration des prêts et des dons et la gestion des projets ; contribuer à la saisie de ces données dans les différents systèmes utilisés par la Banque, SAP et le Calendrier de traitement des projets de la Banque (BPPS), ainsi que dans une base de données du Département ECGF.
• Contribuer à la conception et à la tenue à jour d’une base de données relative au portefeuille des projets actifs et inscrits dans la réserve du Département.
• Extraire des données et générer des modèles/tableaux pour le suivi des indicateurs clés de performance (ICP) de la Division.
• Suivre et mettre à jour les calendriers de projets dans le BPPS conformément à l’ordre du jour du Conseil.
• Analyser et produire des statistiques relatives au portefeuille pour les rapports périodiques du Département ECGF, tels que les rapports trimestriels, les bulletins mensuels et les rapports annuels.
• Effectuer la collecte et l’analyse des données de supervision, des registres de décaissement et des données relatives à la passation des marchés pour les projets actifs du portefeuille de la région, en mettant l’accent sur les rapports liés à la performance des projets actifs et en accordant une attention particulière aux projets à risque.
• Impliquer différents utilisateurs professionnels, experts du domaine et d’autres personnes-ressources essentielles dans le processus de collecte et d’analyse des exigences relatives aux données.
• Contribuer à l’élaboration des rapports mensuels, trimestriels, annuels et ponctuels sur la gestion et la performance du portefeuille du Département ECGF, y compris, mais sans s’y limiter, l’efficacité des prêts et des dons, la notation de la supervision, les tendances en matière de décaissement, l’annulation des prêts, l’état des audits de projets et l’état des rapports d’achèvement de projets.
• Rendre compte de l’exactitude et de l’exhaustivité des données SAP concernant le portefeuille du Département.

Préparation du budget et suivi :

• Soutenir la direction dans l’élaboration du budget annuel et veiller à ce que toutes les données soient téléchargées dans le système de budgétisation et de programmation SRAS de la Banque.
• Suivre l’exécution du budget et des dépenses pour s’assurer du maintien de celles-ci dans les limites autorisées.
• Coordonner l’élaboration et le suivi des calendriers trimestriels des missions et compiler les données connexes pour les rapports.

Autres tâches:

• Participer en interne aux réunions sur l’examen de la qualité, rédiger les comptes rendus et veiller à leur approbation et à leur diffusion en temps utile.
• Assister les chefs de projet dans l’édition et la préparation des rapports, et saisir les informations dans le système de rapport sur les résultats de la Banque (y compris les notes conceptuelles de projet, les rapports d’évaluation, les rapports d’avancement de la mise en œuvre et les rapports d’achèvement de projet).
• Assurer une liaison régulière avec d’autres départements clés de la Banque, y compris les bureaux régionaux et bureaux pays, le front office d’ECGF, le Département du budget, celui de la mobilisation des ressources, etc.
• Assurer la liaison avec le Département des systèmes d’information (CHIS), si nécessaire, pour toutes les questions liées au système SAP et à d’autres technologies de l’information ; jouer le rôle de personne-ressource SAP au sein de la Division ; assurer la formation du personnel du Département à l’utilisation de SAP-PS.
• Apporter un soutien à l’équipe ECGF en matière de collecte de données pour les activités hors prêt.
• À la demande de la Banque, le/la titulaire peut être appelé(e) à accomplir d’autres tâches en rapport avec son domaine d’expertise, notamment celles qui lui sont confiées par le Chef de division.

Profil : 

• Être titulaire au minimum d’un Master 2 en gestion d’entreprise, en économie et finance, en statistiques ou dans une discipline connexe.
• Justifier d’une expérience professionnelle pertinente et pratique d’au moins quatre (4) années en matière de collecte, de traitement, d’extraction, d’analyse et de prévision de données au sein de la Banque, d’une organisation multilatérale ou de développement similaire ou du secteur privé.
• Une qualification professionnelle en visualisation de données est souhaitable.
• Attester d’une expérience en matière de suivi de portefeuilles de projets et d’utilisation de systèmes de gestion de l’information (tels que SAP) pour accéder, compiler et présenter des données et des statistiques dans un format convivial.
• Avoir acquis une expérience dans l’utilisation d’outils et de systèmes de budgétisation, notamment les systèmes de budgétisation de la Banque ou d’organisations similaires.
• Posséder de solides capacités analytiques et conceptuelles.
• Faire preuve de bonnes aptitudes en matière d’organisation, de coordination et de communication.
• Savoir travailler en équipe et gérer les relations.
• Être capable de traiter rapidement et efficacement les demandes internes et externes.
• Avoir d’excellentes aptitudes de communication en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
• Maîtriser les procédures d’identification et de gestion de projets des institutions de développement, des banques multilatérales de développement et, plus particulièrement, de la Banque africaine de développement, constitue un atout supplémentaire.
• Être capable d’utiliser les applications informatiques standards (Word, Excel, Access, PowerPoint, MS projects).
• Une parfaite maîtrise d’Excel ainsi qu’une connaissance de SAP et des systèmes de gestion de l’information de la Banque sont vivement souhaitées.